Styremøter

Lokal- eller fylkesforeningens styre bør ha jevnlige møter for å fatte beslutninger og følge opp styrets oppgaver og foreningens aktivitet. Styret skal gjennom møtene planlegge arbeidet i foreningen i henhold til arbeidsprogram og handlingsplan, samt ta opp saker som dukker opp mellom årsmøtene.

Styremøter avholdes så ofte leder bestemmer, eller når minst to av de øvrige styremedlemmene krever det.

Innkalling med dagsorden sendes ut til styremedlemmene på forhånd. Varamedlemmene bør også innkalles, slik at disse er klare for å steppe inn dersom ett eller flere styremedlemmer ikke kan møte.

Med innkallingen skal det følge en dagsorden som viser hvilke saker som skal tas opp på møtet, og eventuelt sakspapirer der dette er aktuelt. Dette for at alle styremedlemmene skal ha lik mulighet til å forberede seg til møtet. Dersom et styremedlem ønsker å ta opp en sak på møtet, må vedkommende derfor sende dette inn til den som utarbeider dagsorden. Dette vil som regel være leder eller sekretær.

Den som skal lede møtet (som regel foreningsstyrets leder) bør gjøre seg opp noen tanker om hvor lang tid som skal settes av til hver sak, slik at møteleder kan passe på at møtet ikke flyter ut langt over fastsatt tidsramme. En effektiv møteleder gir effektive møter, som ofte er mer motiverende å delta på.

Selv om møtene blir effektive, er det viktig at alle styremedlemmer har lik mulighet for å få sagt det de ønsker om sakene som tas opp. Alle vedtak som gjøres skal stemmes over på en demokratisk måte i styremøtene. Leder og nestleder bør være spesielt oppmerksomme på at avgjørelser ikke blir tatt uten at sakene har vært diskutert på et styremøte. Unntak kan gjøres etter skjønn, for eksempel ved hastesaker. Slike temaer bør man diskutere på det første styremøtet etter årsmøtet.

Det er en fordel om alle styremedlemmer har egne ansvarsområder. Samtidig betyr ikke dette at styremedlemmene skal stå alene om disse oppgavene. Det er viktig å utarbeide gode samarbeidsrutiner internt i styret, slik at alle har klart for seg hva de skal gjøre selv og hvem det er naturlig at de samarbeider med mellom styremøtene.

Styret er vedtaksdyktig når minst tre av styremedlemmene er til stede, deriblant leder og/eller nestleder. Det er vanlig at den som har tatt initiativ til å ta opp saken starter med en kort og oversiktlig innledning, og at det deretter åpnes for spørsmål og en eventuell debatt. Her er det viktig at alle styremedlemmer får anledning til å stille oppklarende spørsmål, si sin mening om saken, og komme med forslag til andre løsninger dersom det er ønskelig. Når debatten anses som ferdig, forklarer møteleder gangen i voteringen, og det stemmes. Ved stemmelikhet er leders stemme avgjørende.

Sekretæren skriver referat (protokoll) fra møtet. Alle saker som er tatt opp skal føres med saksnummer, med unntak av det som kommer opp under "eventuelt", som blir stående under saken eventuelt. I tillegg skal det føres opp hvem som var tilstede under møtet, og det må komme klart frem hvilke vedtak som eventuelt ble fattet. Protokollen skal kun inneholde det viktigste fra møtet, slik at styremedlemmer kan slå opp i denne seinere for å finne ut hvilke saker som ble tatt opp og hva som ble bestemt. Protokollen bør også underskrives av foreningens leder og sendes ut til alle styremedlemmer innen kort tid etter møtet er avholdt.

Det er viktig at ledelsen i den enkelte forening tar en gjennomdrøfting og vurdering av hvordan man på beste måte kan ta vare på foreningens dokumenter og eiendeler.

Foreningen bør ha skriftlige bestemmelser om arkiveringsrutiner. Med det relativt store spennet vi har i Norges Parkinsonforbund fra den minste til den største foreningen, vil behovene være svært forskjellige.

Sekretæren har som oftest ansvaret for arkivering av styrereferater, årsmøteprotokoller, kopi av årsmeldinger, årsregnskap og revisorerklæring. Sekretæren skriver gjerne også korte referater fra medlemsmøtene som arkiveres. Kassereren bør ha eget arkiv for regnskapsbilag. Leder mottar som regel all post fra forbundskontoret, fylkesforeningen og andre. Det er også ofte lederen som svarer på skriftlige brev. Derfor er det naturlig at leder har et eget arkiv. Siden alt dette skal være tilgjengelig for styrer som en gang overtar, må arkivene oppbevares på en trygg og ryddig måte.

Av respekt for hverandre bør alle møte forberedt til styremøtene. Samtidig er det bedre å møte opp enn å la være dersom man ikke har rukket å forberede seg, og ha rom for at dette kan skje.

Styremedlemmer, og spesielt leder, skal representere foreningens medlemmer. Dette innebærer blant annet et ansvar om å sette sine personlige interesser til side når avgjørelser skal tas.

I diskusjoner blir det viktig å skille det personlige fra det saklige. Det er bedre å bruke fakta og statistikker til grunn for en argumentasjon enn å spille på sine egne sterke følelser for hva som er bra eller dårlig. Det er også viktig å huske på at en debatt ikke skal handle om personlige egenskaper hos de som er uenige!

Konflikter bør alltid løses så raskt som mulig. Dersom konflikten ligger på et personlig plan, bør personene det angår forsøke å løse konflikten seg imellom, utenfor styret for øvrig. Dersom dette ikke lar seg gjøre, og personkonflikten går utover styrearbeidet, kan det være nyttig å ha et møte med leder eller med hele styret, der man for eksempel kan ta en generell diskusjon om hvordan man kan samarbeide bedre i foreningsstyret.

Ikke alle konflikter ligger internt i foreningens styre. Noen ganger kan man oppleve konflikter i kommunikasjonen med andre organisasjonsledd, for eksempel mellom fylkes- og lokalforening i samme fylke, eller mellom foreningsstyre og forbundsstyre. Andre ganger kan konflikten gjelde andre tillitsvalgte i organisasjonen.

Konflikter mellom lokal- og tilhørende fylkesforning skal løses internt. Det er viktig at fylkesforening og medhørende lokalforening(er) har et avklart forhold til hvordan ansvar og oppgaver fordeles, og hvordan rapportering mellom organisasjonsleddene skal foregå. Disse rutinene bør avgjøres lokalt, fylke for fylke, ettersom ulike fylker har ulik struktur på hvilken funksjon lokalforeningene og fylkesforeningene har overfor medlemmene. Eksempelvis har fylkene Hedmark og Møre og Romsdal lokalforeninger som dekker alle fylkets medlemmer, slik at fylkesforeningen først og fremst blir en koordinerende enhet mens lokalforeningene har hovedansvar for medlemsaktiviteter. En del fylker, som for eksempel Vestfold og Sør-Trøndelag, har ingen underliggende lokalforeninger, og står derfor selv ansvarlig for alle medlemstilbud i fylket. Andre fylker, som Troms og Hordaland, har én lokalforening som konsentrerer seg om et avgrenset område i fylket, mens fylkesforeningen der får et ekstra ansvar for å følge opp fylkets øvrige medlemmer. Ettersom strukturene er såpass ulike, er det lett at konflikter oppstår dersom ikke foreningene lokalt oppklarer hvilke rutiner de ønsker innenfor eget fylke. Samtidig vil fylkesforeningene ha et spesielt ansvar for å ivareta og representere sine lokalforeninger.

Dersom foreningsstyret mottar klager fra medlemmer på tillitsvalgte, bør dette tas alvorlig i styret. Våre tillitsvalgte innehar et verv som bygger på ansvar overfor medlemmer, og de er en del av forbundets og foreningenes ansikt utad. Det er derfor svært uheldig om medlemmer føler seg dårlig behandlet av en tillitsvalgt, for eksempel ved brudd på taushetsplikten eller andre ubehagelige hendelser. I så tilfelle kan det hende at det bør vurderes om personen det angår kan fortsette i sitt verv. Spesielt gjelder dette våre registrerte likepersoner, som har signert kontrakt på at vedkommende skal møte andre medlemmer med respekt og forståelse. Konflikter med tillitsvalgte bør løses lokalt, i det aktuelle foreningsstyret. Personkonflikter skal ikke refereres i den vanlige styreprotokollen, av hensyn til enkeltmennesket. Klager eller bekymringer angående likepersoner kan også rettes til likepersonsutvalget.

I alvorlige tilfeller kan eksklusjon eller utelukkelse fra verv vurderes. Dette gjelder dersom medlemmer eller tillitsvalgte gjør alvorlige brudd på forbundets vedtekter eller motarbeider organisasjonens formål.

Noen ganger kan det tenkes at enkeltpersoners sykdomsbilde eller sykdomssymptomer kan være medvirkende årsak til en konflikt. Dette skal man være svært forsiktig med å tenke, og saken skal uansett forsøkes å løses på en respektabel og ordentlig måte. Sykdom og andre sider av enkeltpersoners privatliv bør alltid holdes utenfor en konflikthåndtering.