Lokal- og fylkesforeningenes oppbygging og funksjon

Lederen av lokal-/fylkesforeningens styre har det overordnede ansvaret for styrets arbeid. Det forventes at lederen setter seg inn i Norges Parkinsonforbunds styringsdokumenter. En leder er også foreningens hovedkontaktperson og representant utad. Foreningens leder vil som regel motta all post og e-post som rettes mot foreningen, og er ansvarlig for å følge opp henvendelsene. Leder skal også holde god kontakt med relevante organisasjonsledd.

Selv om leder har ansvar for å ha oversikt over foreningens aktivitet og styrets arbeid, betyr ikke dette at leder må gjøre alt selv. Tvert imot blir det viktig å delegere oppgaver, og motivere og inspirere de øvrige styremedlemmene til frivillig innsats. Det er en fordel at man i styret fordeler ansvarsområder seg imellom, og at leder følger opp for å sikre at arbeidet blir gjort. For styremedlemmer og andre tillitsvalgte i foreningen blir det viktig å få tilbakemeldinger fra leder på det arbeidet de gjør. Det er også viktig å videreformidle informasjon man har fått i kraft av å være leder til resten av styret, slik at alle styremedlemmer er oppdatert på hva som foregår i foreningen. Spesielt viktig blir det at nestlederen til en hver tid har nok informasjon til å steppe inn dersom leder blir syk eller er på reise.

Det er vanlig at det er leder som innkaller til styremøter og leder møtene. Relevante saksdokumenter skal sendes til styremedlemmene i forkant av møtene. Avgjørelser knyttet til daglig drift og aktiviteter i foreningen skal fattes på demokratisk vis i styremøter, og ikke av leder alene. Likevel er det viktig at både leder og andre styremedlemmer har rom for å vise initiativ til nye saker og nye aktiviteter.

En leder bør være aktivt inkluderende, både i styret og overfor medlemmer generelt.

En nestleder er lederens stedfortreder ved sykdom eller annet fravær. Nestleder bør derfor ha god kontakt med leder og best mulig oversikt over foreningens virke.

Foreningens nestleder skal også avlaste leder i andre oppgaver, og kan gjerne ha egne ansvarsområder, som for eksempel søknadsskriving, lokalt likepersonsarbeid eller liknende. Nestleder bør være fleksibel og kunne ta på seg ulike former for arbeid der det trengs.

Styrets sekretær bør ha god ordenssans og helst noe erfaring med skriving fra tidligere.

Sekretærens oppgaver må avklares med foreningens leder, for eksempel når det gjelder hvem som skal skrive søknader, håndtere post, og liknende.

Sekretæren vil ofte ha ansvar for arkivering og diverse korrespondanse, som for eksempel utsending av medlemsbrev. Derfor er det også gjerne sekretæren som har ansvaret for foreningens medlemslister.

Sekretæren fører protokoller fra styremøtene og gjerne også korte referater fra medlemsmøter. I tillegg skal årsberetningen skrives i forkant av årsmøtet. Årsberetningen skal inneholde en oversikt over foreningens virke det siste året.

Kassereren er foreningens økonomiansvarlige. Dette innebærer ansvar for å holde oversikt over foreningens økonomiske status, i samarbeid med leder. Kassereren har et spesielt ansvar for at regnskap og budsjett føres på en ryddig måte, og skal være den som besitter spisskompetansen vedrørende økonomi i styret.

Kasserer holder oversikt over alle inn- og utbetalinger, og sørger for at disse føres med medfølgende bilag som attesteres av leder. Det er også kassereren som har tilgang til foreningens bankkonto.

Foreningens budsjett vedtas av årsmøtet. Det er styrets ansvar å følge opp budsjettet, og kasserer bør derfor orientere om foreningens økonomiske status i forhold til budsjettet på hvert styremøte.

Ved utgangen av året skal årsregnskapet settes opp. Dette skal vise oppsummerte utgifter og inntekter foreningen har hatt i løpet av året, slik at det kan sammenliknes med budsjettet. Når årsregnskapet er ført, skal det sendes til revisor, slik at årsregnskap og revisorrapport kan legges frem samlet til årsmøtet.

Kasserer bør tidlig sette seg inn i regnskapsføringsrutiner og relevant regelverk, for eksempel regler rundt mva og for hvilke utbetalinger som krever føring av arbeidsgiveravgift.

Les mer under kapittelet om økonomi.

Det er alltid oppgaver som må gjøres i et styre. Styremedlemmer som ikke er bundet til bestemte oppgaver av valget, kan gjerne ta initiativ til å jobbe med deler av handlingsplanen som ikke alt er dekket av andre i styret. Det er viktig at styremedlemmene hjelper leder, nestleder, sekretær og kasserer i deres oppgaver der det blir nødvendig, men samtidig kan det være ekstra givende å ha egne ansvarsområder. Eksempler på dette kan være webansvarlig, verveansvarlig, kontaktperson for medlemmer som bor i et bestemt område i regionen, søknadsskriving, arrangere samlinger, koordinator for foreningens likepersonsarbeid, og så videre.

Styret kan også nedsette arbeidsgrupper, prosjektgrupper og utvalg som får konkrete arbeidsoppgaver og mandater.

Et varamedlem stepper inn som styremedlem når styremedlem melder forfall. Dersom et styremedlem trekker seg fra styret, rykker et varamedlem opp og blir styremedlem.

Det kan være nyttig å invitere ett eller flere varamedlemmer til å delta i styremøtene, slik at også varamedlemmene har tilstrekkelig oversikt over foreningens arbeid dersom det skulle bli behov for å steppe inn i styret. I tillegg bør også varamedlemmer motta referater fra styremøtene, og andre relevante orienteringer.

Revisor velges av årsmøtet og skal ikke være medlem av styret eller på andre måter være inhabil for kontrollering av foreningens økonomiske styring.

Revisor skal kontrollere årsregnskapet som kassereren har ført. Her er det viktig at revisoren har tilgang til kontoutskrifter, bilag, og andre relevante dokumenter. Revisor skal kontrollere at alle inn- og utbetalinger stemmer med bilagene. Dersom revisor kan godkjenne årsregnskapet, skal det skrives en revisorrapport som legges fram for årsmøtet sammen med årsregnskapet. Dersom revisor har funnet feil eller mangler i årsregnskapet, skal dette forsøkes rettet opp i samarbeid med kasserer. Ved større feil eller mangler, skal styret underrettes.

Foreningens kasserer skal kunne rådføre seg med revisor underveis i regnskapsåret ved behov. Eventuelle feil eller misforståelser bør tas tak i i god tid før årsmøtet.

Noen ganger hentes revisor utenfra og er ikke medlem av foreningen. Revisor regnes i dette tilfellet ikke som tillitsvalgt.

På hvert årsmøte skal det velges en valgkomité som skal legge frem en ny innstilling til valget på årsmøtet etter. I virkeperioden må derfor valgkomitéen jobbe med å finne en god sammensetning til styret og andre verv. Når det nærmer seg nytt årsmøte, skal valgkomitéen intervjue sittende vervinnehavere, samt jobbe aktivt med å finne andre interesserte. Innstillingen som utarbeides skal presenteres ved valget på det påfølgende årsmøtet.

Webredaktørens ansvar er å holde de lokale nettsidene oppdatert gjennom året. Hovedoppgavene er å:

• Oppdatere kontaktinformasjon til styret når nye styremedlemmer velges, eller når leder endrer adresse og telefonnummer.
• Informere om siste nytt fra foreningen.
• Legge inn kommende arrangementer og aktiviteter i kalenderen.

Lokale webredaktører kan få opplæring i redigeringsverktøyet for nettsidene ved behov.

Kontakt informasjonskonsulent Sverre Nilsen ved spørsmål.

Det er ofte en fordel å ha skolerte likepersoner i foreningen. En likeperson er en som selv har parkinson eller er pårørende og kan være et lyttende medmenneske for andre i samme situasjon. Likepersoner kan blant annet holde samtalegrupper og studieringer, innlede erfaringsutveksling ved medlemsmøter, kontaktes av medlemmer som trenger noen å prate med, skrive søknader om støtte fra lokalt tilskudd, med mer. Den enkelte likeperson bestemmer selv hvilke oppgaver vedkommende ønsker å ta på seg, i samarbeid med foreningen. Norges Parkinsonforbunds likepersonsutvalg avholder jevnlig kurs for nye og eksisterende likepersoner.

Ta kontakt med administrasjonen ved spørsmål.

Oversikt over likepersoner som har sagt ja til å listes på nett.

Informasjon til deg som vil bli likeperson

Organisering av lokalt likepersonsarbeid

Flere foreninger har utarbeidet en mal for lokale medlemsblad. Redaktøren har ansvar for å følge opp arbeidet med bladet mellom utgivelsene. Dette kan innebære arbeid med å skaffe sponsorer, gjøre intervjuer, rekruttere andre til å skrive artikler, sende adresseliste til trykkeriet, og så videre.

Det er stor etterspørsel etter aktiviteter for yngre personer med Parkinsons sykdom. Derfor er det flere foreninger som har opprettet egne yngrekontakter som kan legge til rette for aktiviteter og tilbud for denne aktuelle målgruppen. Yngrekontaktene er personer under 55 år som selv har parkinson eller som er pårørende til en som har parkinson. I samarbeid med foreningen, bestemmer yngrekontakten selv hvilke oppgaver vedkommende ønsker å ta på seg.