Her kan du lese om håndtering av medlemslister, verving og utsendinger.
Alle medlemmer i Norges Parkinsonforbund er tilknyttet en fylkesforening. Der det finnes lokalforeninger er medlemmene også tilknyttet denne. Nye medlemmer blir automatisk tildelt lokal- og fylkesforening etter kommune (i Oslo etter postnummerinndeling).
I noen tilfeller har medlemmer ønske om å tilhøre en annen lokalforening enn den de naturlig hører til. Derfor kan det bo medlemmer i en lokalforenings område uten at de dukker opp på listene.
Norges Parkinsonforbund opererer med tre typer hovedmedlemskap:
Medlem
Medlemskap for personer som selv har parkinson.
Nærmeste pårørende
Medlemskap for samboende partner/ektefelle til pasientmedlem. Nærmeste pårørende er normalt ikke med i postlister eller etiketter for postutsending, for å unngå dobbelt opp med post til husstander. Dersom personen en er pårørende til ikke selv ønsker å være medlem, registreres nærmeste pårørende som støttemedlem.
Støttemedlem
Alle andre betalende medlemmer.
Noen foreninger utnevner æresmedlemmer som foreningen ønsker å betale for. Vi minner om at etter retningslinjer fra Bufdir, som gir organisasjonen driftsstøtte, stilles det krav til at medlemmer skal betale et minstebeløp på kr 50 per år for å kunne regnes som medlem av organisasjonen.
Norges Parkinsonforbund har et sentralt register der alle medlemsopplysninger er samlet. Alle innmeldinger, utmeldinger, adresseendringer og liknende oppdateres her. På denne måten vil man alltid kunne nå de nyeste medlemmene og man unngår å kontakte de som ikke er medlem lenger.
Hver forening skal som hovedregel ha én person fra sitt styre som er ansvarlig for medlemslistene. Denne personen får tilgang til å hente ut lister fra medlemsregisteret. Listene og medlemsinformasjonen skal behandles konfidensielt. Ved spesielle tilfeller kan foreningen ha inntil to tillitsvalgte med tilgang til medlemsregisteret. Foreningen må da sende inn søknad til administrasjonen med en begrunnelse for hvorfor arbeidet ikke kun kan utføres av en person.
Utskrevne medlemslister skal makuleres etter bruk.
Adresseetiketter for lokale medlemmer bestilles fra forbundskontoret og viser kun de medlemmer som skal motta post. Slik unngår man å sende ut dobbel informasjon til de som bor på samme adresse. Det er også mulig å be om egne medlemslister som kun viser de som mottar post, eller eventuelt kun de som har e-postadresse eller mobilnummer. Som hovedregel er medlemmer av typen "nærmeste pårørende" unnlatt fra postlister og etiketter.
Foreningen skal selv stå for selve utsendingen, kopiering og frankering.
Postlister kan sendes direkte fra forbundskontoret til trykkeri, hvis man har automatisk utsending av medlemsinfo. Listene sendes da som excel-fil over e-post og inneholder kun navn og adresse.
For korte beskjeder og påminnelser om møter med videre kan meldinger via mobiltelefon (SMS) være et effektivt alternativ. Flere mobiloperatører har tilbud om å kunne sende SMS fra abonnentens "min side" på internett, med mulighet til å kunne lagre kontaktlister og grupper mv. En kort informasjon til medlemmene kan følgelig være enkelt og raskt unnagjort - og dessuten ikke så kostbart. Flere teleoperatører har vilkår som gir abonnentene mulighet til å kunne sende et ulikt antall SMS-er gratis - når ekspedisjonen skjer fra nettsiden.
De fleste kan i dag nås via mobiltelefon, og dermed når en SMS-utsendelse de aller fleste medlemmene. Utfordringen ligger i å ha korrekte mobilnumre i registeret.
Når en person oppsøker en lokal- eller fylkesforening for å melde seg inn i forbundet, melde seg ut eller endre adresse, e-postadresse eller telefonnummer, kan foreningens kontaktperson som har tilgang til registeret utføre dette selv.
Ved innmelding av nye medlemmer må fullt navn, fødselsdato, adresse og eventuelt annen kontaktinfo fylles inn. Når medlemmet har blitt registrert, sendes det ut faktura for medlemskontingent fra forbundskontoret. Etter at medlemskontingenten har blitt betalt, sender også forbundskontoret ut et velkomstbrev med informasjon om hvilken fylkes- og lokalforening medlemmet hører til.
Nye medlemmer kan registreres på siden om medlemskap.
Utmeldinger og adresseendringer kan sendes til post@parkinson.no.
Lokal- og fylkesforeningene er organisasjonsleddene som er nærmest potensielle nye medlemmer der de bor, og har dermed et godt grunnlag for å verve nye medlemmer. Medlemmer kan verves via stands, åpne møter og andre aktiviteter i foreningen, eller medlemmene kan oppfordres til å verve støttemedlemmer i sine omgangskretser. Ha gjerne innmeldingsskjemaer tilgjengelige på medlemsmøter. Vær oppmerksom på at all informasjonen som står under neste kapittel også må oppgis ved bruk av innmeldingsskjema på papir.
Omtale av foreningen i lokale medier kan også bidra til å gjøre foreningen kjent og at personer som tidligere ikke har hatt kontakt med foreningen ønsker å melde seg inn.
Nye medlemmer meldes inn via skjema på hjemmesiden, eller ved henvendelse til forbundskontoret. Opplysninger som må være med er fullt navn, adresse, fødselsår og type medlemskap. Telefon, mobil og e-postadresse bør også tas med.
Forbundskontoret sender ut faktura for medlemskap og et velkomstbrev til det nye medlemmet.
Lokal-/fylkesforeninger kan be om medlemsliste med oversikt over medlemmer som er innmeldt etter en gitt dato.
Faktura for medlemskap sendes fra forbundskontoret ved administrasjonskonsulent. Nye medlemmer får faktura tilsendt kort tid etter innmelding.
I begynnelsen av hvert kalenderår sendes faktura for det nye året ut til alle registrerte medlemmer. Normalt sendes disse ut i slutten av januar. I løpet av vårhalvåret sendes det ut inntil to betalingsvarsler/purringer til de som ikke har betalt innen oppgitt frist. Medlemmer som ikke har betalt etter to betalingsvarsler, blir utmeldt.