Årsmøte i lokal-/fylkesforeningen
Planlegging og gjennomføring av årsmøte, etterarbeid og tips til rekruttering av frivillige.
Årsmøtet er foreningens høyeste organ. Årsmøtets viktigste oppgave er å behandle og vedta foreningens arbeidsprogram for kommende år, samt drøfte foreningens aktiviteter i den tilbakelagte periode, og vurdere hvordan de forskjellige aktivitetene har fremmet organisasjonens formål.
Lokal- og fylkesforeningenes årsmøter er i prinsippet like.
Årsmøtet er åpent for alle med naturlig tilhørighet til foreningen. Stemmerett har de som har betalt kontingent for angjeldende år og som er tilstede i møtet. Alternativt kan lokalforeningene velge delegater fra sine årsmøter, se vedtektene. Styret har ikke stemmerett ved behandling av regnskap og årsmelding.
Lokalforeningenes årsmøter arrangeres hvert år og skal avholdes innen 15. februar.
Fylkesforeningenes årsmøter arrangeres hvert år og skal avholdes innen 15. mars.
Forberedelser til årsmøtet
Foreningens styre forbereder årsmøtet. Årsmøtet skal gjennomgå regnskap og årsmelding for perioden som er over, og vedta budsjett og arbeidsprogram for perioden som begynner. Disse dokumentene må derfor være klare til å behandles av årsmøtet, og skal sendes ut til foreningens medlemmer sammen med innkalling minimum 14 dager før møtedato.
Frist for å sende inn saker til årsmøtet er fire uker i forkant. Informasjon om når årsmøtet skal avholdes og når innsendte saker må være styret i hende, må derfor sendes ut tidlig.
Administrasjonen har utarbeidet en mal for føring av årsmøteprotokoll. Ta kontakt med forbundskontoret for å få tilsendt malen i Word-format til elektronisk utfylling.
Digitalt årsmøte
Dersom årsmøte må avholdes digitalt, finnes det ulike løsninger for dette. En løsning kan være å avholde møtet via Teams. Ta gjerne kontakt med oss på post@parkinson.no om du har spørsmål til hvordan dette kan gjennomføres.
Åpning og konstituering av årsmøtet
Foreningens leder ønsker velkommen til årsmøtet og leder møter fram til årsmøtet konstituerer seg. Først må det bringes på det rene hvor mange stemmeberettigede som er til stede. Deretter skal innkalling, saksliste og eventuelt forretningsorden godkjennes. Det skal velges et tellekorps. Så skal årsmøte konstituere seg ved at møteleder, referent og to personer til å underskrive møteprotokollen, velges. Når dette er gjort, overtar årsmøtets valgte møteleder ledelsen av møtet. Deretter skal følgende saker behandles:
- Årsberetning
- Årsregnskap
- Innkomne saker
- Arbeidsprogram
- Budsjett
- Valg
Årsberetning
En årsberetning er styrets beretning om virksomheten som har vært i siste periode. Årsberetningen utarbeides gjerne av styrets sekretær i samarbeid med leder og behandles i styret før den legges frem på årsmøtet til godkjenning som styrets årsmelding.
En årsberetning bør inneholde:
- Oversikt over styremedlemmer og andre tillitsvalgte i perioden.
- Medlemstallet 31.12 og utviklingen i medlemstall for perioden.
- Styremøter, medlemsmøter, sammenkomster, temadager, og andre arrangementer som er avholdt.
- Økonomiske forhold (hvordan økonomien er, størrelse på tilskudd og hvor det kommer fra, medlemskontingent, osv).
- Beretninger fra eventuelle utvalg og komitéers virksomhet.
- Organisasjonsarbeidet, kurs- og opplæringsvirksomhet.
- Eventuell endrings- og oppfølgingssignaler til det nye styret.
Administrasjonen har utarbeidet en mal for årsberetning. Ta kontakt med forbundskontoret for å få tilsendt malen i Word-format til elektronisk utfylling.
Årsregnskap
Årsregnskap for året som har vært skal legges frem for årsmøtet sammen med revisorrapport.
Innkomne saker
Under innkomne saker behandles andre saker som styret eller medlemmer har sendt inn innen fristene oppgitt i innkallingen.
Arbeidsprogram
Foreningens arbeidsprogram skal sees i sammenheng med forbundets overordnede arbeidsprogram, og blir førende for hvordan foreningens styre skal jobbe frem til neste årsmøte.
Budsjett
Budsjettet utarbeides av kasserer i samarbeid med leder og behandles i styret før det sendes ut i sakspapirene ved innkalling til årsmøte. Gjennom budsjettet vedtar årsmøtet hvilke rammer som ønskes for foreningens arbeid fremover. Det er derfor viktig å se budsjettet i sammenheng med arbeidsprogrammet, i tillegg til å sammenlikne det med årsregnskapet. Budsjettet er ikke bindende, men gir styret retningslinjer for hvilke prioriteringer som ønskes av årsmøtet.
Valg
Valgkomitéen legger frem sin innstilling til vervene som er på valg. Dersom det er andre forslag til kandidater enn valgkomitéens innstilling, kan disse fremmes som benkeforslag under valget.
Til styret skal det velges leder, medlemmer og varamedlemmer. Funksjonstiden for leder er ett år og styremedlemmer er to år. Funksjonstiden for varamedlemmer er ett år. Det bør være en god kjønnsbalanse i styret, og styret må bestå av både personer med parkinsonisme og pårørende.
Revisor velges for ett år.
Til valgkomitéen skal det velges en leder, to medlemmer og ett varamedlem. Funksjonstiden er ett år.
Fylkesforeningenes årsmøter skal i landsmøteår også velge delegater som skal representere foreningen på årets landsmøte.
Avslutning av årsmøtet
Det er vanlig at den nyvalgte lederen takker de som har ledet møtet for utført arbeid. De avgåtte styremedlemmene takkes og de nye ønskes velkommen.
Etterarbeid og rapportering
Snarest mulig etter avsluttet årsmøte sender lokalforeningen årsmøteprotokoll sammen med foreningens årsberetning og regnskap til fylkesforeningen i henhold til vedtektene §4.3: Lokalforeningen rapporterer til fylkesstyret. Kopi av protokoll og årsberetning sendes forbundet sentralt innen 1. april.
Etter avsluttet årsmøte i fylkesforeningen sendes foreningens årsberetning og regnskap sammen med årsmøteprotokoll til forbundet sentralt, senest 1. april.
Årsrapportene sendes til post@parkinson.no
Samordnet registermelding til Brønnøysundregisteret
Etter endringer i styret, skal det sendes en samordnet registermelding til Brønnøysundregisteret. Husk å legge signaturrett til lederrollen og ikke tilknyttet personen som er leder.
Rekruttering til frivillig arbeid
Å være tillitsvalgt skal være givende. Arbeidet som gjøres i vår organisasjon er et viktig bidrag til våre ca. 6000 medlemmers hverdag med parkinson, og vi har mulighet for å påvirke samfunnsdebatten. Dette er arbeid som stort sett baserer seg på frivillig innsats fra engasjerte enkeltmennesker.
Som tillitsvalgt har du:
- Innflytelse på avgjørelser og aktiviteter lokalt, regionalt og nasjonalt
- En CV som viser at du har et aktivt engasjement for saker du bryr deg om
- Mulighet til å «gjøre en forskjell» for personer som har parkinson eller er pårørende
- Flere anledninger til å møte andre mennesker i samme situasjon
- Mulighet for å påvirke media gjennom pressemeldinger og direkte kontakt
Noen ganger kan det være utfordrende å få nok mennesker med seg til å drive foreningen på en måte som er tilfredsstillende for både medlemmene og de som sitter i styret eller innehar andre tillitsverv. Ved for få tillitsvalgte, vil det bli færre å fordele arbeidet mellom, og dermed blir det også fort mindre motiverende for de eksisterende tillitsvalgte å fortsette. Et alternativ i slike tilfeller vil være å redusere aktiviteten i foreningen. Det er derfor til alles fordel om foreningens styre jobber aktivt med å motivere medlemmer til å ta på seg tillitsverv.
Foreningens valgkomité vil ha et spesielt ansvar for å undersøke potensielt engasjement blant foreningens medlemmer, men også foreningsstyret og andre tillitsvalgte bør oppfordre engasjerte medlemmer til å ta steget videre og gjøre en innsats for andre medlemmer. Det er gjerne en fordel om medlemmer som viser interesse for å bidra får mulighet til å jobbe i verv med oppgaver de er spesielt engasjert i. Ofte vil en persons første tillitsverv i forbundet være som likeperson eller som styremedlem i et lokalforeningsstyre.
Rekruttering til styret i lokal-/fylkesforeninger
Lokal- og fylkesforeningene er de som står våre medlemmer nærmest, og som har størst påvirkningsmulighet lokalt. Medlemmer av lokalforeningsstyret vil ofte kjenne flere av foreningens medlemmer. Dette avhenger noe av foreningens størrelse. Man kan gjerne oppfordre personer man kjenner fra før til å stille som kandidat til foreningsstyret, men man må da huske på at valget skal være en demokratisk prosess og at sammensetningen i styret bør ha en viss bredde.
Styremedlemmer til lokal-/fylkesforeningen skal velges på foreningens årsmøte. Valgkomitéen skal i forkant utarbeide en innstilling (et forslag på sammensetning).